Capitulo III

1.Documentos:

            Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.

            La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea, sus derechos y obligaciones.

            Por lo tanto:
-         Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos comerciales
-         Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones
-         Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad

Ficha de clientes:

            Se trata de una ficha en la que el vendedor recoge los datos mas importantes de sus clientes
- Nombre del cliente
-Dirección del cliente
- Persona de contacto
-Análisis del cliente
-Ratios oportunos
-Forma de pago del cliente

Documentacion tecnica:

            Son fundamentalmente para productos industriales o de consumo, pero que incorporan tecnología. La documentación técnica es la que especifica las características técnicas del producto, funcionamiento, método de fabricación…

Documentacion publicitaria:

            Folletos, catálogos de información sobre el producto y cualquier tipo de documentación publicitaria ayudará al vendedor en el proceso de venta y reforzará el convencimiento del cliente.

Contrato de compraventa:

            Es necesario que el vendedor disponga de la cantidad suficiente de modelos e impresos, de forma que no se quede “colgado” como consecuencia de agotar las existencias.

Horas de pedido:

            Harán falta cuando el cliente vaya a realizar el pedido del producto, si se trata de la venta de un producto que deba pedirse porque tarde un tiempo en llegar al cliente


Documentos de pago:

- Pago en metálico
-Cheque
-Pagaré: documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente



2.El Archivo


            Hace referencia a la forma y métodos que se emplean a la hora de ordenar la información que es necesaria para la venta.

Tipos de archivo según su uso:

-Archivo activo: documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria
- Archivo semiactivo: documentación e información de baja actualidad y de consulta poco frecuente, su función es puramente informativa
-Archivo inactivo: conserva de forma definitiva los documentos e informaciones que no tienen actualidad alguna

Tipos de archivo según su ubicación:

-El archivo central: donde se conservan todos los documentos de la empresa
-El archivo descentralizado: se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y secciones de la empresa
-El archivo informático: el archivo en el ordenador